GED pour mairie

Collectivités · gestion documentaire

Retrouver une délibération ou une facture en quelques secondes.

Le secrétariat de mairie classe chaque année des centaines de délibérations, d’arrêtés, de courriers et de factures. Nous installons la gestion électronique des documents de Canon ou de Ricoh, reliée aux copieurs que vous utilisez déjà : le document est numérisé, lu, classé et retrouvé par une simple recherche.

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Ce que la GED change au secrétariat de mairie

Dans une petite commune, la secrétaire de mairie cherche un ancien arrêté dans un classeur, scanne une facture pour la trésorerie et transmet un courrier à l’élu concerné par messagerie. La GED regroupe ces gestes. Le document passe une fois dans le copieur, le texte est reconnu automatiquement, et le fichier rejoint le bon dossier avec sa date et son type.

Les documents que les mairies numérisent en premier

Délibérations et arrêtés

Les actes du conseil municipal et les arrêtés du maire sont consultés souvent, par les élus, les agents et les administrés. Une fois numérisés, ils se retrouvent par date, par objet ou par un mot du texte.

Courrier entrant

Le courrier est numérisé à l’arrivée et transmis au service ou à l’élu concerné. Chacun sait qui l’a reçu et à quelle date une réponse a été envoyée.

Factures et pièces comptables

Les factures reçues sur papier rejoignent celles qui arrivent par Chorus Pro dans le même circuit de validation. L’élu qui doit viser une dépense le fait depuis son poste ou sa tablette.

Dossiers du personnel et de l’urbanisme

Les dossiers des agents et les pièces des demandes d’urbanisme sont classés avec des droits d’accès par service. Le secrétariat voit ce qui le concerne, les services techniques voient leurs dossiers.

Une GED reliée aux copieurs de la mairie

Nous installons la GED de Canon et de Ricoh, les deux marques de nos photocopieurs pour mairie. Le bouton de numérisation du copieur envoie directement le document dans le bon dossier, sans passer par une clé USB ou une boîte mail. Avec l’impression sécurisée par badge, chaque agent retrouve ses documents sous son nom. Les postes de travail des agents sont décrits sur notre page informatique pour mairie.

Les archives papier restent des archives publiques

La numérisation facilite la consultation, mais elle ne remplace pas d’office l’original. Les documents de la commune sont des archives publiques : avant de détruire un original numérisé, la mairie demande l’avis du service départemental d’archives. Nous paramétrons la GED pour qu’elle conserve la date de numérisation et l’historique de chaque document, ce que ce service vous demandera.

Installation, formation et paiement

Nous commençons par recenser les documents que la mairie traite chaque semaine et les personnes qui y accèdent. Nous paramétrons ensuite les dossiers, les droits et les circuits de validation, puis nous formons les agents sur place. La facture est déposée sur Chorus Pro et réglée par mandat administratif, ou la GED est intégrée au contrat de leasing pour collectivités avec les copieurs. Notre offre générale est présentée sur la page gestion électronique des documents, et l’ensemble de nos services aux communes sur la page fournisseur des mairies et collectivités.

Vos questions sur la GED en mairie