Gestion électronique des documents pour les mairies d’Ille-et-Vilaine
Actes d’état civil, délibérations, arrêtés, dossiers d’urbanisme : Une mairie produit et conserve des milliers de documents. Nous proposons aux communes d’Ille-et-Vilaine la gestion électronique des documents de Canon et Ricoh, couplée à leurs copieurs, pour numériser, classer et retrouver chaque pièce en quelques secondes.
Retrouvez toutes les options sur notre page nationale sur la GED des mairies.
Une GED liée à votre copieur
Nous installons la GED de Canon ou de Ricoh sur le multifonction de la mairie, avec des boutons de numérisation dédiés à chaque type de document. Les secrétaires gardent leurs gestes habituels, et le classement se fait sans manipulation supplémentaire.
Les collectivités d’Ille-et-Vilaine
L’Ille-et-Vilaine relie la métropole rennaise à la côte d’Émeraude autour de Saint-Malo, aux marches de Bretagne autour de Fougères et Vitré, et au pays de Redon ; les communes rurales y restent très nombreuses. En Ille-et-Vilaine, la plupart des communes ont un secrétariat de mairie réduit, parfois une seule personne dans les villages, quand les villes comme Saint-Malo ou Fougères disposent de services entiers : La GED s’adapte aux deux, avec un paramétrage plus ou moins poussé.
Ce que la GED change au secrétariat de mairie
Le document est numérisé sur le multifonction, reconnu et rangé dans le bon dossier : état civil, urbanisme, ressources humaines, conseil municipal. La recherche se fait par nom, date ou mot-clé, et chaque agent n’accède qu’aux dossiers qui le concernent. Le papier reste archivé selon les règles, mais on ne le sort plus pour répondre à une demande. Nous accompagnons aussi les communes pour fin du cuivre dans les bâtiments communaux en Ille-et-Vilaine et sécurité de la mairie annexe en Ille-et-Vilaine.
Comment financer le projet en Ille-et-Vilaine
La commune peut acheter sur devis, avec un paiement par mandat administratif, ou louer les équipements avec un loyer qui comprend la maintenance. Les projets de modernisation peuvent aussi entrer dans un dossier de DSIL ou de DETR, instruit par les services de la préfecture d’Ille-et-Vilaine à Rennes et des sous-préfectures de Fougères, Redon et Saint-Malo.
Nous intervenons partout en Ille-et-Vilaine
Notre équipe se déplace partout en Ille-et-Vilaine, aussi bien à Rennes qu’à Montfort-sur-Meu, Fougères ou Redon, et dans les villages les plus éloignés. Voir aussi gED pour mairie en Loire-Atlantique, gED pour mairie en Maine-et-Loire et gED pour mairie en Seine-Maritime. Pour une vue d’ensemble, consultez la page sécurité des bâtiments communaux en Ille-et-Vilaine. Les entreprises trouveront leur offre sur la page location de photocopieur à Rennes.
Questions fréquentes
Formez-vous les secrétaires de mairie ?
Oui, une formation est prévue à l’installation, puis nous restons disponibles pour les questions.
Les agents doivent-ils changer leurs habitudes ?
Très peu. Ils numérisent sur le copieur comme avant, avec un bouton par type de document, et le classement se fait seul.
Intervenez-vous dans toutes les communes d’Ille-et-Vilaine ?
Oui. Nous intervenons dans les grandes villes comme Rennes ou Saint-Malo comme dans les plus petites communes d’Ille-et-Vilaine, avec un devis gratuit et une visite sur place si nécessaire.
La GED fonctionne-t-elle avec notre copieur actuel ?
Avec un copieur Canon ou Ricoh récent, souvent oui. Sinon, nous proposons un remplacement en location.
Demandez votre devis gratuit
Envoyez-nous quelques mots sur votre projet ; nous revenons vers vous avec une proposition et, si besoin, les pièces techniques de votre dossier de financement.
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