GED RH : dématérialiser le dossier du personnel en toute conformité

Contrats, avenants, bulletins de paie, entretiens annuels, justificatifs : le dossier du personnel est l’un des plus sensibles de l’entreprise. Une GED RH le sécurise, le rend accessible aux bonnes personnes et automatise la conservation.

Pourquoi dématérialiser les dossiers RH

• Fin des armoires fermées à clé et des dossiers incomplets.
• Accès contrôlé : seuls les RH et les managers autorisés consultent les pièces.
• Gain de temps lors d’un départ, d’un contrôle ou d’un contentieux prud’homal.
• Multi-sites : un dossier unique, quel que soit l’établissement du salarié.

Les durées de conservation à respecter

Une GED permet de paramétrer une durée par type de document. Quelques repères issus du Code du travail :

• Bulletins de paie : l’employeur en conserve un double pendant cinq ans.
• Bulletin de paie électronique : il peut être remis sous forme électronique, sauf opposition du salarié. L’employeur doit alors garantir sa disponibilité pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
• Registre unique du personnel : les mentions sont conservées cinq ans après le départ du salarié.

Au-delà de ces obligations, le RGPD impose de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire : la CNIL publie un référentiel dédié à la gestion du personnel.

Les fonctions à exiger

Droits d’accès fins

Le dossier médical ou disciplinaire ne doit pas être visible par tous. La GED doit gérer des droits par type de document et par population.

Signature électronique

Contrats et avenants signés électroniquement rejoignent directement le dossier du salarié.

Numérisation de l’existant

Le stock papier se numérise avec un copieur-scanner relié à la GED, qui classe chaque pièce dans le bon dossier.

Traçabilité

Qui a consulté quoi, et quand : une exigence pour des données aussi sensibles.

L’offre Connexx Groupe

Connexx Groupe déploie des solutions de GED pour les ressources humaines basées sur DocuWare ou Therefore : reprise de l’existant, plan de classement, règles de conservation, droits d’accès et formation de l’équipe RH.

Conclusion

Dématérialiser les dossiers RH, c’est réduire les risques autant que gagner du temps. La clé : un plan de classement clair, des durées de conservation paramétrées dès le départ et des droits d’accès stricts.