DocuWare installé, paramétré et branché sur vos copieurs Ricoh.
DocuWare est la gestion électronique des documents du groupe Ricoh. Connexx Groupe, distributeur Ricoh, la déploie dans les PME : plan de classement, boutons de numérisation sur le multifonction, circuits de validation et formation des équipes, à partir de 29 € HT par utilisateur et par mois.
DocuWare en quelques faits
DocuWare est un éditeur allemand de logiciels de gestion documentaire. Ricoh l’a racheté en 2019 ; l’éditeur revendiquait alors environ 12 000 clients dans plus de 90 pays. Le logiciel existe en version hébergée dans le cloud et en version installée sur un serveur de l’entreprise. Il se manie depuis un navigateur, sans installation sur chaque poste, et dispose d’une application mobile pour consulter ou valider un document en déplacement.
Ce que DocuWare apporte à une PME
Factures fournisseurs
La facture est lue, indexée par fournisseur, numéro et montant, puis envoyée au valideur. Le comptable la retrouve approuvée, avec son historique.
Contrats
Chaque contrat est rangé avec ses avenants. Une alerte prévient avant la date de reconduction tacite, celle qu’on découvre souvent trop tard.
Dossiers du personnel
Les pièces RH sont rangées par salarié, avec des droits stricts : le manager voit l’entretien annuel, le service paie voit le reste.
Pourquoi le faire installer par votre distributeur Ricoh
Un projet DocuWare réussit ou échoue sur deux points : le plan de classement et la numérisation. Le plan de classement, nous le construisons avec vous à partir de vos vrais documents. La numérisation, nous la maîtrisons parce que nous installons et entretenons les multifonctions Ricoh de nos clients : les boutons « Factures », « Bons de livraison » ou « Courrier entrant » apparaissent directement sur l’écran du copieur, et le technicien qui passe pour la maintenance connaît aussi la configuration de la GED. Vous avez un seul interlocuteur pour la machine et pour le logiciel.
Cloud ou serveur : comment choisir
| DocuWare Cloud | DocuWare sur serveur | |
|---|---|---|
| Démarrage | rapide, rien à installer chez vous | nécessite un serveur et sa maintenance |
| Coût | abonnement mensuel par utilisateur | licences et maintenance annuelle |
| Accès à distance | natif | à organiser avec votre informaticien |
| Profil type | PME de 3 à 100 utilisateurs | structures qui imposent un hébergement interne |
Pour une PME sans serveur ni informaticien à demeure, la version cloud est la plus simple ; chez Connexx, elle démarre à 29 € HT par utilisateur et par mois. Le devis précise le volume de stockage inclus.
Questions fréquentes
Connexx peut-il reprendre un DocuWare déjà en place ?
Oui. Nous auditons votre configuration, le plan de classement et les circuits existants, puis nous prenons le relais pour le support et les évolutions.
Faut-il un copieur Ricoh pour utiliser DocuWare ?
Non. DocuWare reçoit des documents de n’importe quel scanner, d’un dossier réseau ou d’une boîte e-mail. Avec un multifonction Ricoh, la numérisation se lance directement depuis l’écran de la machine.
Combien de temps dure le déploiement ?
Pour une PME avec deux ou trois types de documents, comptez quelques semaines entre l’inventaire et le démarrage. Le délai dépend surtout de la reprise des archives existantes.
Où se connecter à DocuWare ?
Chaque entreprise dispose de sa propre adresse de connexion, fournie lors de la mise en service. Nos clients la retrouvent dans leur dossier de démarrage ou auprès de notre support.
Pour aller plus loin
DocuWare est l’une des deux GED que nous installons ; l’autre est Therefore, la GED de Canon. Notre page GED pour PME présente l’ensemble de l’offre, et notre comparatif des logiciels GED situe DocuWare face aux autres solutions du marché. Si vos copieurs arrivent en fin de contrat, regardez aussi notre offre de location de photocopieurs.
Une démonstration DocuWare sur vos documents
Envoyez-nous une facture et un contrat types, nous vous montrons en visioconférence le classement et la validation dans DocuWare.
Demander une démonstration gratuite
ou par téléphone au 0890 990 150