Choisir un logiciel GED sur vos documents, pas sur une plaquette.
Logiciel gratuit, open source, SharePoint déjà inclus dans Microsoft 365, ou GED d’un constructeur comme DocuWare et Therefore : chaque famille répond à un profil d’entreprise. Cette page vous donne les critères pour trancher, puis l’offre que Connexx Groupe installe à partir de 29 € HT par utilisateur et par mois.
Les quatre familles de logiciels GED
Les solutions gratuites
Des versions d’entrée gratuites existent chez plusieurs éditeurs. Elles limitent en général le nombre d’utilisateurs, le stockage ou les circuits de validation, et conviennent pour tester l’idée sur un service.
L’open source
Alfresco propose une édition communautaire gratuite. Le logiciel est puissant, mais son installation, son hébergement et ses mises à jour demandent un informaticien qui y consacre du temps.
SharePoint
Beaucoup d’entreprises l’ont déjà avec Microsoft 365. Il partage bien les fichiers, mais la lecture automatique des factures et les circuits de validation demandent des développements ou des modules supplémentaires.
Les GED de constructeurs
DocuWare chez Ricoh et Therefore chez Canon sont livrées prêtes à l’emploi : capture depuis le copieur, classement automatique, validation et droits d’accès.
Les critères qui font la différence
| Critère | La question à poser |
|---|---|
| Capture | Le logiciel lit-il seul le fournisseur, la date et le montant d’une facture scannée ? |
| Numérisation | Peut-on lancer la numérisation depuis l’écran du copieur, avec un bouton par type de document ? |
| Validation | Peut-on créer un circuit d’approbation sans développeur, avec relances ? |
| Droits | Peut-on restreindre un dossier RH à deux personnes sans bricolage ? |
| Recherche | Retrouve-t-on une pièce par un mot de son texte, même sur un scan ? |
| Réversibilité | Peut-on exporter tous les documents et leurs index en fin de contrat ? |
| Support | Qui répond quand la numérisation bloque : l’éditeur, l’intégrateur ou le vendeur du copieur ? |
Le coût réel d’un logiciel GED
Le prix affiché par utilisateur ne dit qu’une partie de l’histoire. Une GED gratuite ou open source coûte le temps de la personne qui l’installe, la sécurise et la met à jour ; une GED vendue seule coûte souvent un intégrateur en plus pour la brancher sur les copieurs. Chez Connexx Groupe, l’abonnement démarre à 29 € HT par utilisateur et par mois, et le paramétrage du copieur est assuré par l’équipe qui l’entretient déjà. Le devis précise le stockage inclus et le coût de reprise de vos archives.
Notre conseil selon la taille de l’entreprise
Une TPE de trois personnes qui veut simplement retrouver ses factures peut commencer par un outil gratuit et voir si l’habitude prend. À partir d’une dizaine d’utilisateurs, ou dès qu’une facture doit passer entre plusieurs mains avant paiement, une GED complète se rentabilise par le temps de recherche et de relance économisé. Si votre parc est en Ricoh, DocuWare s’impose naturellement ; s’il est en Canon, Therefore. Pour un parc mélangé, nous comparons les deux sur vos documents avant de vous recommander l’un ou l’autre.
Questions fréquentes
Existe-t-il un logiciel GED gratuit ?
Oui, plusieurs éditeurs proposent une version gratuite limitée, et Alfresco publie une édition communautaire open source. Le logiciel est gratuit ; l’installation, l’hébergement et la maintenance restent à votre charge.
SharePoint est-il une GED ?
SharePoint stocke et partage des documents, avec des versions et des droits. Pour la lecture automatique des factures et les circuits de validation, il faut le compléter ou le développer.
Quel est le meilleur logiciel GED ?
Celui que vos équipes utiliseront. Le bon test consiste à faire passer vos trois documents les plus fréquents dans deux logiciels et à mesurer le temps de classement et de recherche.
Combien coûte un logiciel GED pour une PME ?
Chez Connexx, l’abonnement démarre à 29 € HT par utilisateur et par mois. Ajoutez la mise en service et, le cas échéant, la reprise des archives, chiffrées sur devis.
Pour aller plus loin
Les deux GED que nous installons sont présentées sur leurs pages : DocuWare (Ricoh) et Therefore (Canon). Notre page GED pour PME résume l’offre complète, et notre page GED comptable détaille le cas le plus fréquent, celui des justificatifs.
Comparez deux GED sur vos propres documents
Nous faisons passer vos documents types dans DocuWare et dans Therefore, et vous choisissez sur pièces.
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