Chaque écriture retrouve sa pièce, même dix ans plus tard.
Le Code de commerce impose de conserver les pièces justificatives comptables pendant dix ans. Connexx Groupe installe la GED qui les range au moment où elles arrivent, les relie aux écritures et les ressort en quelques secondes le jour d’un contrôle ou d’une question du commissaire aux comptes. À partir de 29 € HT par utilisateur et par mois.
Les durées de conservation à respecter
| Document | Durée | Fondement |
|---|---|---|
| Livres et pièces justificatives comptables | 10 ans | Code de commerce |
| Documents servant au contrôle fiscal | 6 ans | Livre des procédures fiscales |
Une copie numérique peut tenir lieu d’original quand elle est fiable, c’est-à-dire fidèle et durable, comme le prévoit le Code civil. La GED garantit cette fiabilité par l’horodatage, l’historique des actions et l’interdiction de modifier un document archivé.
Ce que la GED change pour le service comptable
La collecte
Factures d’achat, notes de frais, relevés et contrats arrivent par le copieur, par e-mail ou par la plateforme de facturation, et se rangent seuls par fournisseur et par exercice.
Le lien avec les écritures
Le numéro de pièce relie le document à l’écriture. Depuis le grand livre, on ouvre le justificatif ; depuis le justificatif, on retrouve l’écriture.
La clôture
À la fin de l’exercice, les pièces sont figées et archivées pour la durée légale, avec purge programmée à échéance.
Entreprise ou cabinet d’expertise comptable
Dans une PME, la GED soulage le service comptable et la direction financière, qui cessent de chercher des pièces dans des classeurs. Dans un cabinet d’expertise comptable, elle organise la collecte des justificatifs de chaque client et le partage avec les collaborateurs, avec des droits par dossier client. Dans les deux cas, le scan du copieur alimente directement la GED : la pile de justificatifs déposée par un client se numérise en une passe et se répartit par nature.
Questions fréquentes
Combien de temps garder les justificatifs comptables ?
Dix ans pour les pièces justificatives et les livres comptables, selon le Code de commerce. Les documents utiles au contrôle fiscal se conservent au moins six ans.
Peut-on détruire le papier après numérisation ?
Une copie fiable a la même valeur probante que l’original selon le Code civil. Selon la nature des pièces, nous vous recommandons de valider la politique de destruction avec votre expert-comptable.
La GED se connecte-t-elle à notre logiciel comptable ?
Les GED que nous installons savent échanger avec les principaux logiciels comptables, par export ou par connecteur selon l’outil. Nous le vérifions sur votre logiciel avant de proposer.
Combien coûte une GED comptable ?
Chez Connexx, l’abonnement démarre à 29 € HT par utilisateur et par mois. Le paramétrage du plan de classement comptable est chiffré sur devis.
La GED convient-elle à un cabinet d’expertise comptable ?
Oui. Le cabinet crée un espace par client, collecte les justificatifs par numérisation ou par e-mail et partage les dossiers avec ses collaborateurs, avec des droits par client.
Comment retrouver une pièce lors d’un contrôle fiscal ?
Par recherche sur le fournisseur, la date, le montant ou le numéro de pièce. La GED affiche la pièce avec son historique, ce qui évite de ressortir les cartons d’archives.
Que deviennent les pièces à la fin de la durée de conservation ?
La GED peut programmer leur suppression à l’échéance, après validation par une personne habilitée. Cette purge évite de garder indéfiniment des données qui n’ont plus de raison d’être conservées.
Pour aller plus loin
La GED comptable s’appuie sur DocuWare ou Therefore. Les factures fournisseurs ont leur propre page, dématérialisation des factures, en lien avec la réforme de la facture électronique. L’offre complète est présentée sur notre page GED pour PME.
Retrouvez une pièce de 2019 en direct
Nous vous montrons en visioconférence le classement et la recherche de justificatifs dans la GED, sur vos propres documents.
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ou par téléphone au 0890 990 150