Le dossier de chaque salarié complet, protégé et prêt en deux clics.
Contrats, avenants, entretiens annuels, justificatifs, bulletins de paie : les ressources humaines gèrent les documents les plus sensibles de l’entreprise. Connexx Groupe installe une GED RH qui les classe par salarié, limite l’accès aux bonnes personnes et prévient avant les échéances. À partir de 29 € HT par utilisateur et par mois.
Un dossier par salarié, des droits par document
Dans une GED RH, chaque salarié a son dossier, et chaque type de pièce a ses propres droits. Le manager consulte l’entretien annuel de son équipe sans voir les bulletins de paie ; le service paie voit les bulletins sans accéder aux pièces disciplinaires ; la direction voit l’ensemble. Chaque consultation est tracée. Ce découpage, impossible à tenir proprement dans un dossier réseau partagé, se règle une fois dans la GED.
Ce que la GED RH prend en charge
L’embauche
Contrat signé, pièce d’identité, diplômes et justificatifs sont numérisés et rangés le premier jour, au lieu de circuler sur un bureau.
Les échéances
Fin de période d’essai, fin de CDD, renouvellement d’un titre ou d’une habilitation : la GED alerte la personne concernée avant la date.
Le départ
Le dossier est clôturé, conservé selon la durée prévue et reste consultable par le service RH en cas de demande ou de litige.
Le bulletin de paie électronique
L’employeur peut remettre le bulletin de paie sous forme électronique, à condition d’en informer les salariés et de respecter leur droit d’opposition : un salarié peut demander à tout moment à revenir au papier. Le bulletin électronique doit rester disponible pendant cinquante ans, ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge prévu par les textes, augmenté de six ans. La GED range les bulletins par salarié et par mois ; la mise à disposition aux salariés passe en général par le logiciel de paie ou un coffre-fort numérique, que nous articulons avec la GED.
Pour qui
La GED RH devient rentable dès que les dossiers du personnel ne tiennent plus dans une armoire fermée à clé, ou qu’ils sont éclatés entre plusieurs sites. Un groupe de restaurants, une agence d’intérim ou une entreprise du bâtiment avec des équipes sur plusieurs chantiers y gagnent immédiatement : le dossier d’un salarié se consulte depuis n’importe quelle agence, avec les mêmes règles d’accès.
Questions fréquentes
Un salarié peut-il refuser le bulletin de paie électronique ?
Oui. Le salarié peut s’opposer à tout moment à la remise sous forme électronique ; sa demande prend effet au plus tard trois mois après sa notification.
Combien de temps conserver les bulletins de paie électroniques ?
L’employeur garantit leur disponibilité pendant cinquante ans, ou jusqu’à l’âge prévu par les textes augmenté de six ans, selon l’option qu’il choisit.
Qui peut voir les documents RH dans la GED ?
Seules les personnes que vous désignez, document par document. Chaque consultation est enregistrée dans l’historique.
Peut-on numériser les dossiers papier existants ?
Oui. Nous organisons la reprise par salarié, sur le copieur pour les petits volumes ou par une prestation de numérisation pour les gros volumes.
La GED RH remplace-t-elle le logiciel de paie ?
Non. Le logiciel de paie calcule et produit les bulletins ; la GED les range dans le dossier de chaque salarié avec ses autres pièces, et en contrôle l’accès.
Peut-on donner aux managers l’accès à une partie du dossier ?
Oui. Les droits se règlent par type de document : un manager peut consulter les entretiens annuels de son équipe sans voir les bulletins de paie ni les pièces médicales ou disciplinaires.
Les dossiers RH sont-ils accessibles depuis plusieurs sites ?
Oui. La GED hébergée se consulte depuis un navigateur, ce qui permet à une entreprise multisite de tenir un dossier unique par salarié, avec les mêmes règles d’accès dans chaque agence.
Pour aller plus loin
La GED RH repose sur l’une des deux solutions que nous installons, DocuWare ou Therefore. Notre page GED pour PME présente l’offre complète, et la page GED comptable traite l’autre gros volume de pièces de l’entreprise.
Montrez-nous un dossier du personnel
Nous vous montrons comment il serait classé, protégé et suivi dans la GED, sur une démonstration en visioconférence.
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