Un bouton sur le copieur, et le document est déjà classé.
Le multifonction de votre bureau numérise déjà vite et recto-verso. Connexx Groupe le relie à votre GED pour que chaque document parte au bon endroit, nommé et indexé, sans renommer de fichier ni fouiller un dossier réseau. Offre GED à partir de 29 € HT par utilisateur et par mois.
Ce que voit l’utilisateur devant la machine
Sur l’écran tactile du copieur apparaissent des boutons à vos mots : « Facture fournisseur », « Bon de livraison », « Contrat client », « Courrier ». L’assistante pose la liasse dans le chargeur, choisit le bouton, et la machine envoie les pages à la GED. Le logiciel sépare les documents, lit le texte et range chaque pièce avec ses index.
Personne ne renomme « scan_0412.pdf » ni ne cherche le bon sous-dossier.
Pourquoi passer par le copieur plutôt que par un petit scanner
Le multifonction est déjà là, sous contrat de maintenance, partagé par tout l’étage. Son chargeur avale des liasses de plusieurs dizaines de pages en recto-verso, là où un scanner de bureau s’arrête vite. Surtout, il identifie l’utilisateur par badge ou par code : la GED sait qui a numérisé quoi, et peut envoyer le document dans le dossier de son service.
Les réglages qui font gagner du temps
Séparation automatique
Une page blanche ou un code-barres entre deux documents suffit pour que la GED découpe la liasse en pièces distinctes.
Reconnaissance du texte
Chaque PDF devient cherchable. Un numéro de commande tapé dans la barre de recherche retrouve la page scannée.
Identification
Le badge de l’utilisateur détermine où vont ses documents et qui pourra les lire ensuite.
Ce dont vous avez besoin
Un multifonction Canon ou Ricoh récent suffit dans la plupart des cas. Nous vérifions le modèle et sa version de logiciel lors de l’audit, et nous ajoutons l’application de numérisation qui affiche les boutons de la GED. Si vos copieurs sont anciens ou d’une autre marque, deux solutions existent : numériser vers un dossier surveillé par la GED, ou renouveler la machine dans le cadre d’une location de photocopieur qui inclut la configuration GED dès l’installation.
La maintenance couvre aussi la numérisation
Un copieur qui numérise mal produit des documents illisibles dans la GED : pages de travers, texte pâle, doubles prises. Notre contrat de maintenance inclut le contrôle du chargeur et de la qualité de numérisation, et nos techniciens connaissent la configuration GED de nos clients. Quand une pièce arrive mal classée, le même support examine la machine et le logiciel.
Questions fréquentes
Mon copieur actuel peut-il alimenter une GED ?
Presque toujours. Un multifonction capable de numériser vers un dossier réseau ou par e-mail peut alimenter une GED. L’affichage de boutons dédiés sur l’écran dépend du modèle ; nous le vérifions à l’audit.
Quelle résolution choisir pour numériser des archives ?
Pour des documents de bureau, une résolution de 300 points par pouce donne une bonne lecture du texte sans alourdir les fichiers. Nous réglons le profil par type de document.
Peut-on numériser des archives anciennes ?
Oui, par lots, directement sur le copieur ou via une prestation de numérisation pour les gros volumes. Nous chiffrons la reprise après avoir vu vos cartons.
La numérisation est-elle comptée dans le coût copie ?
La numérisation n’utilise ni toner ni papier. Son traitement dépend de votre contrat de copieur ; nous le précisons noir sur blanc dans la proposition.
Pour aller plus loin
Le copieur alimente l’une des deux GED que nous installons, DocuWare chez Ricoh ou Therefore chez Canon. Notre page GED pour PME présente l’offre complète, et notre article stocker ses photocopies dans le cloud montre un premier pas plus simple.
Faites tester votre copieur
Indiquez-nous la marque et le modèle de votre multifonction, nous vous disons ce qu’il peut faire avec une GED.
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