Gestion électronique des documents pour les mairies du Nord
Actes d’état civil, délibérations, arrêtés, dossiers d’urbanisme : Une mairie produit et conserve des milliers de documents. Nous proposons aux communes du Nord la gestion électronique des documents de Canon et Ricoh, couplée à leurs copieurs, pour numériser, classer et retrouver chaque pièce en quelques secondes.
Notre approche générale est présentée sur notre page nationale sur la GED des mairies.
Ce que la GED change au secrétariat de mairie
Le document est numérisé sur le multifonction, reconnu et rangé dans le bon dossier : état civil, urbanisme, ressources humaines, conseil municipal. La recherche se fait par nom, date ou mot-clé, et chaque agent n’accède qu’aux dossiers qui le concernent. Le papier reste archivé selon les règles, mais on ne le sort plus pour répondre à une demande.
Les communes du Nord
Le Nord, département le plus peuplé de France, s’étend du littoral dunkerquois à l’Avesnois bocager, en passant par la métropole lilloise, l’ancien bassin minier et le Cambrésis. Dans le Nord, la plupart des communes ont un secrétariat de mairie réduit, parfois une seule personne dans les villages, quand les villes comme Dunkerque ou Valenciennes disposent de services entiers : La GED s’adapte aux deux, avec un paramétrage plus ou moins poussé.
Une GED liée à votre copieur
Nous installons la GED de Canon ou de Ricoh sur le multifonction de la mairie, avec des boutons de numérisation dédiés à chaque type de document. Les secrétaires gardent leurs gestes habituels, et le classement se fait sans manipulation supplémentaire. Voir aussi fin du cuivre dans les bâtiments communaux dans le Nord et sécurité de la mairie annexe dans le Nord.
Comment financer le projet dans le Nord
La commune peut acheter sur devis, avec un paiement par mandat administratif, ou louer les équipements avec un loyer qui comprend la maintenance. Les projets de modernisation peuvent aussi entrer dans un dossier de DSIL ou de DETR, instruit par les services de la préfecture du Nord à Lille et des sous-préfectures de Avesnes-sur-Helpe, Cambrai, Douai, Dunkerque et Valenciennes.
Toutes les communes du Nord
Toutes les communes du Nord peuvent nous consulter, des plus grandes comme Valenciennes aux plus rurales, autour de Maubeuge ou de Hazebrouck. Voir aussi gED pour mairie dans la Marne, gED pour mairie en Seine-Maritime et gED pour mairie dans le Bas-Rhin. Toutes nos solutions pour ce département sont réunies sur la page sécurité des bâtiments communaux dans le Nord. Les entreprises trouveront leur offre sur la page location de photocopieur à Lille.
Questions fréquentes
Peut-on limiter l’accès à certains dossiers ?
Oui. Les droits se définissent par service ou par agent, par exemple pour les dossiers du personnel.
Vous déplacez-vous dans les petites communes du Nord ?
Oui, la taille de la commune ne change rien : nous étudions le projet à distance, puis nous nous déplaçons pour la visite et l’installation, de Valenciennes aux villages les plus isolés.
Comment la mairie peut-elle financer la GED ?
Par achat sur devis, payé par mandat administratif, ou en location avec le copieur.
La GED remplace-t-elle l’archivage papier ?
Pas pour tous les documents : certains actes doivent être conservés sur papier selon les règles des archives. La GED sert à retrouver et partager rapidement leur version numérique.
Un projet pour votre commune ?
Décrivez-nous le bâtiment et vos contraintes : nous vous rappelons pour organiser une visite et établir un devis adapté au budget de la commune.
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