Trois cents clients, dix exercices chacun. Une seule recherche pour retrouver la facture.
Un cabinet d’expertise comptable reçoit les pièces de ses clients sous toutes les formes : boîte à chaussures en fin d’année, photos prises au téléphone, relevés envoyés par mail, et depuis septembre 2026 des factures électroniques passées par une plateforme agréée. Connexx Groupe installe la GED qui centralise ces flux, classe chaque pièce par client et par exercice, et la ressort le jour où l’administration ou le client la demande.
La réforme de la facture électronique passe par le cabinet
Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir ses factures sous forme électronique, et les PME devront les émettre au plus tard le 1er septembre 2027. Vos clients vont vous demander quelle plateforme choisir et comment les factures reçues rejoindront leur comptabilité. DocuWare, la GED du groupe Ricoh que nous distribuons, figure sur la liste des plateformes agréées publiée par l’administration fiscale, parmi les opérateurs qui remplissent l’ensemble des conditions. Le même outil peut donc recevoir la facture, la classer et l’archiver, pour le cabinet comme pour ses clients.
Collecte multicanal
Les pièces arrivent par le copieur du cabinet, par une adresse mail dédiée à chaque client ou par la plateforme de facturation, et rejoignent le bon dossier sans tri manuel.
Extraction des données
Fournisseur, date, montant HT, TVA : la lecture automatique prépare l’écriture et réduit la saisie aux cas douteux.
Exercices et durées
Le Code de commerce impose de garder les pièces comptables dix ans ; la GED applique cette durée par client et par exercice.
Questions en français
« Quelles factures de ce fournisseur dépassent 5 000 € en 2025 ? » : l’assistant IA de la version hébergée de DocuWare répond en citant les pièces.
Lettres de mission et dossier permanent
Au-delà des pièces comptables, le cabinet tient pour chaque client un dossier permanent : statuts, Kbis, procès-verbaux d’assemblée, baux, contrats de prêt, lettre de mission signée. Ces documents servent pendant des années et changent de mains quand un collaborateur part. Dans la GED, ils restent au même endroit, versionnés, et l’assistant IA résume un bail commercial ou retrouve la clause d’indexation sans le relire en entier.
Le multifonction du cabinet, première porte d’entrée
En période fiscale, le copieur scanne des milliers de pages. Nous fournissons un Canon ou un Ricoh dimensionné pour ce volume, en leasing avec la maintenance, et réglé pour envoyer chaque lot dans le dossier du client sélectionné à l’écran. Pour les services comptables d’entreprise, voyez plutôt notre page GED comptable.
La période fiscale sans cartons dans le couloir
De janvier à mai, un cabinet reçoit l’essentiel des pièces de l’année de ses clients. Les dossiers papier s’empilent, les collaborateurs se les passent de bureau en bureau, et une pièce égarée retarde une liasse. Avec la GED, la pièce reçue est numérisée une fois, classée dans le dossier du client et de l’exercice, et chaque collaborateur y accède depuis son poste ou en télétravail.
La facture électronique va accélérer ce mouvement. Les factures reçues par vos clients via leur plateforme agréée arriveront déjà sous forme de données ; la GED les relie aux justificatifs papier qui subsistent, notes de frais, tickets, contrats, pour que le dossier de l’exercice reste complet. Le cabinet qui organise ce circuit dès 2026 aborde l’obligation d’émission de 2027 avec des clients déjà équipés et habitués à déposer leurs pièces au bon endroit.
Questions fréquentes
DocuWare est-elle une plateforme agréée pour la facture électronique ?
Oui. DocuWare figure sur la liste des plateformes agréées publiée sur impots.gouv.fr, dans la catégorie des opérateurs qui remplissent l’ensemble des conditions, tests d’interopérabilité compris.
La GED se connecte-t-elle à mon logiciel de production comptable ?
Nous vérifions la liaison possible avec votre logiciel de production avant toute proposition.
Combien de temps conserver les pièces de mes clients ?
Dix ans pour les pièces comptables selon le Code de commerce, six ans pour les documents fiscaux en règle générale. La GED applique ces durées automatiquement.
Mes clients peuvent-ils déposer leurs pièces eux-mêmes ?
Oui, par une adresse mail dédiée ou un espace de dépôt. Les pièces arrivent directement dans leur dossier.
Combien coûte la GED pour un cabinet ?
À partir de 29 € HT par utilisateur et par mois ; le module de facture électronique est chiffré selon le volume.
Pour aller plus loin
Lisez notre page dématérialisation des factures, la fiche DocuWare et l’ensemble des professions du droit et du chiffre.
Le dossier d’un client, de la pièce à l’écriture
Nous montrons en visioconférence la collecte, la lecture automatique d’une facture et la réception d’une facture électronique.
Ou appelez le 0890 990 150