Gestion électronique des documents pour les mairies du Var
Actes d’état civil, délibérations, arrêtés, dossiers d’urbanisme : Une mairie produit et conserve des milliers de documents. Nous proposons aux communes du Var la gestion électronique des documents de Canon et Ricoh, couplée à leurs copieurs, pour numériser, classer et retrouver chaque pièce en quelques secondes.
Notre approche générale est présentée sur gED pour mairie.
Location du copieur et de la GED
La mairie peut acheter l’ensemble sur devis, payé par mandat administratif, ou le louer avec un loyer qui comprend le copieur, la maintenance, les toners et la GED. Nous formons les agents et restons leur interlocuteur pendant toute la durée du contrat.
Le territoire du Var
Le Var associe un littoral très fréquenté, de Six-Fours à Saint-Raphaël en passant par Hyères et le golfe de Saint-Tropez, à un arrière-pays de villages provençaux, du massif des Maures au haut Var. Les communes nouvelles nées de fusions, nombreuses dans certains secteurs du Var, conservent les archives de chaque commune déléguée : La GED permet de les consulter toutes depuis la mairie principale.
Ce que la GED change au secrétariat de mairie
Le document est numérisé sur le multifonction, reconnu et rangé dans le bon dossier : état civil, urbanisme, ressources humaines, conseil municipal. La recherche se fait par nom, date ou mot-clé, et chaque agent n’accède qu’aux dossiers qui le concernent. Le papier reste archivé selon les règles, mais on ne le sort plus pour répondre à une demande. Nous accompagnons aussi les communes pour fin du cuivre dans les bâtiments communaux dans le Var et sécurité de la mairie annexe dans le Var.
Comment financer le projet dans le Var
La commune peut acheter sur devis, avec un paiement par mandat administratif, ou louer les équipements avec un loyer qui comprend la maintenance. Les projets de modernisation peuvent aussi entrer dans un dossier de DSIL ou de DETR, instruit par les services de la préfecture du Var à Toulon et des sous-préfectures de Draguignan et Brignoles.
Nos interventions dans le Var et dans les départements voisins
Notre équipe se déplace partout dans le Var, aussi bien à Toulon qu’à Hyères, Saint-Raphaël ou Saint-Tropez, et dans les villages les plus éloignés. Nous proposons la même solution dans les départements voisins : gED pour mairie dans les Bouches-du-Rhône, gED pour mairie dans les Alpes-Maritimes et gED pour mairie dans le Gard. Toutes nos solutions pour ce département sont réunies sur la page sécurité des bâtiments communaux dans le Var. Pour les entreprises, voyez notre offre de location de photocopieur à Toulon.
Questions fréquentes
Les agents doivent-ils changer leurs habitudes ?
Très peu. Ils numérisent sur le copieur comme avant, avec un bouton par type de document, et le classement se fait seul.
La GED fonctionne-t-elle avec notre copieur actuel ?
Avec un copieur Canon ou Ricoh récent, souvent oui. Sinon, nous proposons un remplacement en location.
Intervenez-vous dans toutes les communes du Var ?
Oui. Nous intervenons dans les grandes villes comme Toulon ou Hyères comme dans les plus petites communes du Var, avec un devis gratuit et une visite sur place si nécessaire.
Formez-vous les secrétaires de mairie ?
Oui, une formation est prévue à l’installation, puis nous restons disponibles pour les questions.
Un projet pour votre commune ?
Décrivez-nous le bâtiment et vos contraintes : nous vous rappelons pour organiser une visite et établir un devis adapté au budget de la commune.
0890 990 150 · contact@connexx-groupe.com