Un débiteur rappelle trois ans après. Son dossier complet s’ouvre pendant l’appel.
Depuis le 1er juillet 2022, la profession de commissaire de justice réunit les anciens huissiers de justice et commissaires-priseurs judiciaires. Une même étude signifie des actes, dresse des constats, conduit des inventaires et des ventes, et suit des dossiers de recouvrement qui durent des années. Connexx Groupe installe la GED qui rassemble tous ces documents par dossier et les retrouve par leur contenu.
Quatre activités, quatre façons de produire des documents
Un constat produit des photos, un procès-verbal et parfois des captures d’écran. Une signification laisse un acte, un avis de passage et un retour. Un inventaire avant vente aligne des dizaines de lots décrits et photographiés. Un dossier de recouvrement accumule titres exécutoires, courriers, échéanciers et preuves de paiement. Une GED unique permet de tout retrouver depuis le nom du débiteur, le numéro de dossier ou une simple phrase.
Constats
Le procès-verbal et ses photos restent liés, datés et consultables ensemble, même quand le constat compte deux cents clichés.
Significations
Chaque acte signifié rejoint le dossier du créancier mandant, avec les justificatifs de remise.
Recouvrement
Titres, relances, échéanciers et paiements partiels forment un historique complet, utile quand le débiteur conteste ce qu’il doit.
Inventaires et ventes
Les descriptions de lots et leurs photos sont indexées : retrouver « commode Louis XV » parmi des années d’inventaires prend une seconde.
Ce que l’assistant IA apporte à l’étude
Avec la version hébergée de DocuWare, un clerc demande « quel montant reste dû sur le dossier Durand après le dernier versement ? » et l’assistant répond en citant les pièces utilisées. Il résume un jugement de vingt pages avant son exécution et compare deux décomptes successifs. Therefore, la GED de Canon, propose des fonctions proches par son connecteur Microsoft Copilot. La page GED et intelligence artificielle détaille ce que ces outils font et ne font pas.
Numériser au bureau comme sur le terrain
À l’étude, un multifonction Canon ou Ricoh fourni en leasing numérise les retours d’actes et les courriers des débiteurs et les envoie au bon dossier. Sur le terrain, les photos et documents pris sur tablette rejoignent la même GED. Les droits d’accès se règlent par commissaire, clerc et service, et chaque consultation reste tracée.
Une étude, plusieurs sites, un seul fonds documentaire
Depuis la création de la profession en 2022, beaucoup d’études se sont regroupées et travaillent sur plusieurs bureaux. Les dossiers papier ne suivent pas : un débiteur qui se présente à l’accueil d’un site dépend d’un dossier rangé dans un autre. La GED donne à tous les sites le même accès aux mêmes dossiers, avec des droits réglés par collaborateur.
Le regroupement a aussi rassemblé des habitudes de classement différentes. Le projet commence donc par un plan de classement commun : par mandant, par débiteur, par type d’acte. Les anciens dossiers de chaque site sont repris progressivement, en commençant par les recouvrements encore actifs. Nous accompagnons cette harmonisation et formons les clercs de chaque site sur leurs propres dossiers.
Questions fréquentes
La GED remplace-t-elle mon logiciel métier ?
Elle le complète. Le logiciel de l’étude gère la procédure et la comptabilité ; la GED conserve tous les documents et les retrouve par leur contenu.
Les photos de constat sont-elles conservées en pleine qualité ?
Oui. La GED stocke le fichier d’origine et une vignette pour l’affichage rapide.
Peut-on retrouver un dossier par le nom du débiteur ?
Oui, par le nom, le numéro de dossier, la date ou n’importe quel mot présent dans les documents numérisés.
Combien coûte une GED pour une étude ?
À partir de 29 € HT par utilisateur et par mois, selon l’éditeur et les modules retenus.
Pour aller plus loin
Voyez les autres métiers sur GED pour les professions juridiques et le réglage du copieur sur GED et photocopieur.
Un dossier de recouvrement, retrouvé devant vous
Nous montrons en visioconférence la recherche par débiteur, le classement des photos de constat et les questions à l’assistant IA.
Ou appelez le 0890 990 150