La pièce n° 47 du dossier Martin, ouverte avant la fin de la question du juge.
Un dossier contentieux accumule des centaines de pièces : contrats, échanges de mails, constats, rapports d’expertise, jugements antérieurs. Connexx Groupe installe dans votre cabinet une GED qui numérise ces pièces depuis le copieur, les range par client et par affaire, conserve leur numéro de bordereau et les rend consultables depuis l’audience. L’assistant IA les résume et retrouve celle qui contient le passage cherché.
Le quotidien d’un cabinet qui scanne beaucoup
Les clients apportent encore leurs documents sur papier, souvent en vrac, et c’est au cabinet de les trier, de les numéroter et de les communiquer à la partie adverse avec un bordereau. Les jeux de copies pour le tribunal, les confrères et le client multiplient les passages au copieur. Puis, des mois plus tard, quelqu’un cherche la pièce qui prouve la date de livraison et feuillette trois classeurs. La GED supprime cette recherche : chaque pièce scannée est lue, indexée et retrouvée par son contenu.
Ce que fait la GED, dossier par dossier
Pièces et bordereaux
Chaque pièce garde son numéro et sa place dans le bordereau de communication. Une pièce ajoutée en cours de procédure prend le numéro suivant sans casser la liste.
Résumé et questions
Avec l’assistant IA, vous demandez « quelle pièce mentionne la mise en demeure du 12 mars ? » et obtenez la réponse avec le lien vers le document. Un rapport d’expertise de soixante pages se résume avant lecture.
Correspondances
Les courriels et courriers entrants rejoignent le dossier du client sans être enregistrés à la main, avec leur date de réception.
Au palais
Le dossier complet se consulte sur tablette ou ordinateur portable pendant l’audience, avec la recherche dans le texte.
Secret professionnel : qui voit quoi
L’article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971 protège par le secret professionnel les consultations, les correspondances et les pièces du dossier. Dans la GED, les droits d’accès se règlent par associé, collaborateur et assistante, et chaque consultation est tracée. Pour l’hébergement, deux voies existent : la version installée sur un serveur du cabinet, ou la version hébergée par l’éditeur, qui seule donne accès aujourd’hui à l’assistant Aura de DocuWare. Nous présentons les deux avec leurs conditions, et le cabinet décide.
Le copieur du cabinet, réglé pour la procédure
Un multifonction Canon ou Ricoh bien paramétré numérise un dossier de cent pages recto verso en quelques minutes, reconnaît le texte et l’envoie dans le dossier de l’affaire choisie sur l’écran. Nous le fournissons en leasing avec la maintenance, et nous le relions à la GED. La page GED et photocopieur décrit ce paramétrage.
Préparer une audience avec la GED
La veille d’une plaidoirie, l’avocat relit ses conclusions, vérifie que chaque pièce citée figure bien au bordereau et prépare les extraits qu’il compte montrer. Dans la GED, les conclusions et les pièces du dossier sont au même endroit : la recherche sur « pièce n° 23 » ou sur une phrase des conclusions ouvre le document en une seconde. L’assistant IA peut lister les pièces qui évoquent un fait précis, une date de livraison ou un échange de mails, ce qui aide à vérifier qu’aucune n’a été oubliée.
Le jour de l’audience, le dossier se consulte sur la tablette sans transporter de classeurs. Si le juge demande une pièce qui n’était pas prévue, elle se retrouve par son contenu. De retour au cabinet, la décision rendue rejoint le même dossier, et le collaborateur qui reprendra l’affaire en appel trouvera tout l’historique classé.
Questions fréquentes
Une GED est-elle compatible avec mon logiciel de gestion de cabinet ?
Dans la plupart des cas, oui : la GED vient en complément et conserve les documents, tandis que le logiciel de cabinet gère dossiers, temps passés et facturation. Nous vérifions la liaison possible avant de proposer une solution.
L’IA peut-elle lire des pièces manuscrites ?
Elle lit très bien le texte imprimé et les documents scannés proprement. L’écriture manuscrite donne des résultats variables ; ces pièces restent retrouvables par leur classement et leur numéro.
Combien de temps garder les dossiers clients ?
Les durées dépendent de la nature de l’affaire et des règles de votre barreau. La GED applique la durée que vous fixez et signale les dossiers arrivés à échéance.
Le secret professionnel est-il compatible avec une GED hébergée ?
C’est au cabinet d’en juger au regard de ses règles déontologiques. Nous fournissons les informations de l’éditeur sur la localisation des données, le chiffrement et les accès.
Combien coûte une GED pour un cabinet d’avocats ?
À partir de 29 € HT par utilisateur et par mois pour le logiciel ; le copieur se finance séparément ou dans le même loyer.
Pour aller plus loin
Voyez les autres métiers sur la page GED pour les professions juridiques, et nos articles stockage des pièces de dossier dans le cloud et GED et intelligence artificielle.
Un dossier de votre choix, classé et interrogé devant vous
Préparez un dossier anonymisé : en visioconférence, nous le numérisons, le classons et posons des questions à l’assistant IA.
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