Mille deux cents créances déclarées sur une seule liquidation. Chacune retrouvée par le nom du créancier.
Quand une entreprise entre en procédure collective, l’étude du mandataire reçoit en quelques semaines les déclarations de créances de tous ses fournisseurs, salariés, organismes sociaux et bailleurs, chacune avec ses justificatifs. L’administrateur, de son côté, rassemble contrats, comptes, offres de reprise et rapports. Connexx Groupe installe la GED qui absorbe ces volumes, classe chaque document dans la bonne procédure et permet de le retrouver en une recherche.
Des pics de volume impossibles à traiter à la main
L’ouverture d’une liquidation importante provoque un afflux de courriers, souvent volumineux et rarement homogènes : factures impayées, contrats, relevés, mises en demeure, attestations. Les collaborateurs doivent vérifier chaque déclaration, la rapprocher de la comptabilité du débiteur et préparer l’état des créances. La GED numérise ces envois dès leur arrivée, lit les montants et les dates, et range chaque pièce sous la procédure et le créancier concernés.
Déclarations de créances
Chaque déclaration et ses justificatifs forment une fiche par créancier, avec le montant déclaré lu automatiquement et la date de réception.
Rapports et ordonnances
Jugements d’ouverture, ordonnances du juge-commissaire et rapports au tribunal restent attachés à la procédure, dans l’ordre chronologique.
Pièces du débiteur
Bilans, contrats en cours, baux et inventaires de l’entreprise sont consultables par tout le monde dans l’étude, avec des droits réglés par dossier.
Synthèse assistée
L’assistant IA résume une offre de reprise ou répond à « quels créanciers revendiquent une clause de réserve de propriété ? » en citant les pièces.
Retrouver une créance des années après l’ouverture
Une procédure collective peut durer longtemps, et les collaborateurs changent entre l’ouverture et la clôture. Le créancier qui appelle pour connaître l’état de sa créance doit obtenir une réponse sans que personne ne fouille des cartons. Dans la GED, la recherche porte sur le nom, le SIREN, le montant ou n’importe quel mot du courrier. L’assistant de DocuWare, disponible dans la version hébergée, répond aux questions en français et indique le document d’où vient la réponse ; Therefore offre des fonctions proches par son connecteur Microsoft Copilot.
Un copieur dimensionné pour les arrivées massives
Absorber plusieurs centaines de courriers par jour demande un multifonction rapide, avec chargeur recto verso et reconnaissance de texte. Nous fournissons des Canon ou Ricoh adaptés en leasing, avec la maintenance, et un scanner de production pour la reprise des procédures anciennes. Le réglage est décrit sur GED et photocopieur.
Répondre aux créanciers sans mobiliser l’étude
Pendant une procédure, les créanciers appellent pour savoir si leur déclaration a été reçue, si elle est admise et quand un paiement interviendra. Chaque appel coûte du temps à un collaborateur qui doit retrouver le dossier. Avec la GED, la réponse à « avez-vous reçu ma déclaration du 4 mars ? » se trouve en tapant le nom du créancier : le courrier apparaît avec sa date de réception et ses pièces jointes.
Les études qui veulent aller plus loin associent la GED à un agent vocal qui décroche, identifie le créancier et la procédure, et oriente l’appel vers le bon collaborateur. Connexx Groupe installe aussi ces agents vocaux IA et le standard téléphonique qui les accueille.
Questions fréquentes
La GED aide-t-elle à établir l’état des créances ?
Elle prépare le travail : chaque déclaration est classée par créancier avec le montant lu sur le document. La vérification et l’établissement de l’état restent du ressort de l’étude et de son logiciel métier.
Peut-on cloisonner les procédures entre collaborateurs ?
Oui. Les droits se règlent par procédure, par mandataire et par collaborateur, et chaque consultation reste tracée.
Combien de documents une GED peut-elle absorber ?
Les deux logiciels sont conçus pour de gros volumes. La limite pratique vient de la vitesse de numérisation, que nous dimensionnons avec le copieur ou le scanner.
Combien coûte une GED pour une étude ?
À partir de 29 € HT par utilisateur et par mois, selon l’éditeur, l’hébergement et les modules.
Pour aller plus loin
Voyez les autres métiers sur GED pour les professions juridiques et les fonctions détaillées sur GED et intelligence artificielle.
Une procédure fictive, traitée devant vous
Nous simulons en visioconférence l’arrivée de déclarations de créances, leur classement et la recherche par créancier.
Ou appelez le 0890 990 150