Votre leasing de photocopieur se termine : préparez la sortie six mois avant.
En fin de contrat, trois issues s’offrent à vous : rendre la machine, la racheter si le contrat le prévoit, ou laisser le contrat se reconduire. Chacune se prépare à l’avance, parce que le préavis tombe souvent plusieurs mois avant la date de fin. Connexx Groupe vous aide à choisir et organise le remplacement.
Six mois avant : relire le contrat
Relevez quatre informations dans votre contrat : la date de fin, le délai de préavis, la forme de la notification et les conditions de restitution. Ces dernières précisent qui paie le transport, où la machine doit être rendue et dans quel état. Un copieur de 80 kilos posé au troisième étage sans ascenseur se rend plus facilement quand on a prévu la manutention que lorsqu’on la découvre la veille.
Les trois issues possibles
Restituer la machine
Vous notifiez la non-reconduction dans le délai, puis la machine est reprise selon les modalités du contrat. Demandez un bon de restitution signé.
Racheter la machine
Possible seulement si votre contrat comporte une option d’achat. Le prix est fixé au contrat ; vérifiez qu’il reste intéressant face à une machine neuve sous maintenance.
Laisser reconduire
Sans notification, le contrat repart selon ses clauses. Le loyer d’une machine déjà amortie continue alors de courir.
Avant de rendre le copieur : effacer les données
La plupart des multifonctions professionnels conservent sur leur disque ou leur mémoire interne des copies des documents numérisés, imprimés ou faxés, ainsi que des carnets d’adresses e-mail. Avant restitution, demandez l’effacement sécurisé des données et une attestation écrite. Pour un cabinet médical, un cabinet d’avocats ou un service RH, ce document fait partie du dossier de conformité.
Enchaîner sans coupure
Le bon calendrier consiste à installer la nouvelle machine quelques jours avant la reprise de l’ancienne, pour que l’équipe ne reste jamais sans copieur. Connexx Groupe planifie ces deux dates avec vous, paramètre le nouveau multifonction (carnets d’adresses, numérisation, badges) et peut y brancher une GED si vous souhaitez numériser davantage. Si votre contrat ne se termine pas assez tôt, un rachat de contrat permet d’avancer le changement.
Questions fréquentes
Quand envoyer la lettre de fin de contrat ?
Avant la date limite fixée par la clause de préavis de votre contrat, en recommandé avec accusé de réception. Prévoyez une marge de quelques semaines.
Qui paie l’enlèvement du copieur en fin de contrat ?
Le contrat le précise dans ses conditions de restitution. Lisez-les avant de notifier la fin, pour connaître le coût et l’organisation.
Peut-on racheter le copieur en fin de leasing ?
Uniquement si le contrat prévoit une option d’achat. Son prix figure au contrat.
Comment protéger les données stockées dans le copieur ?
Demandez un effacement sécurisé de la mémoire et du disque interne avant restitution, avec une attestation écrite.
Que se passe-t-il si le copieur est abîmé à la restitution ?
Le contrat précise l’état attendu de la machine et les frais en cas de dommage. Un constat écrit à la reprise, signé par les deux parties, évite les contestations ultérieures.
Peut-on prolonger un contrat quelques mois ?
Certains contrats le permettent par avenant ou par reconduction. Comparez ce loyer avec une machine neuve : une machine déjà amortie continue de coûter le même prix chaque mois.
Faut-il restituer les consommables en fin de contrat ?
Le contrat de maintenance le précise. Les toners fournis dans le cadre d’un coût copie restent souvent la propriété du prestataire ; vérifiez la clause avant de les jeter ou de les garder.
Pour aller plus loin
Pour sortir avant l’échéance, consultez résilier un contrat de photocopieur et notre page changer de contrat de photocopieur. Pour la machine suivante, voyez nos offres de location et de leasing.
Cette page donne des informations générales sur les contrats de photocopieur entre professionnels. Elle ne remplace pas l’avis d’un avocat sur votre contrat.
Votre contrat se termine bientôt ?
Envoyez-nous la date de fin et votre dernier relevé de compteur : nous préparons la sortie et une proposition adaptée à votre volume.
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