Gestion électronique des documents pour les mairies de l’Hérault
Nous équipons les mairies des communes de l’Hérault d’une GED simple à utiliser : Numérisation depuis le copieur, classement par type de document, recherche par mot-clé et droits d’accès par service.
Retrouvez toutes les options sur notre page nationale sur la GED des mairies.
Une GED liée à votre copieur
Nous installons la GED de Canon ou de Ricoh sur le multifonction de la mairie, avec des boutons de numérisation dédiés à chaque type de document. Les secrétaires gardent leurs gestes habituels, et le classement se fait sans manipulation supplémentaire.
Les communes de l’Hérault
L’Hérault va du littoral méditerranéen, de Sète au Grau-d’Agde, jusqu’aux causses et aux hauts cantons, en passant par le vignoble du Biterrois ; ses communes vont de la métropole montpelliéraine aux villages des contreforts cévenols. Les communes nouvelles nées de fusions, nombreuses dans certains secteurs de l’Hérault, conservent les archives de chaque commune déléguée : La GED permet de les consulter toutes depuis la mairie principale.
Ce que la GED change au secrétariat de mairie
Le document est numérisé sur le multifonction, reconnu et rangé dans le bon dossier : état civil, urbanisme, ressources humaines, conseil municipal. La recherche se fait par nom, date ou mot-clé, et chaque agent n’accède qu’aux dossiers qui le concernent. Le papier reste archivé selon les règles, mais on ne le sort plus pour répondre à une demande. Sur le même principe, nous traitons fin du cuivre dans les bâtiments communaux dans l’Hérault ainsi que sécurité de la mairie annexe dans l’Hérault.
Achat, location et financement
La commune peut acheter sur devis, avec un paiement par mandat administratif, ou louer les équipements avec un loyer qui comprend la maintenance. Les projets de modernisation peuvent aussi entrer dans un dossier de DSIL ou de DETR, instruit par les services de la préfecture de l’Hérault à Montpellier et des sous-préfectures de Béziers et Lodève.
Nous intervenons partout dans l’Hérault
Notre équipe se déplace partout dans l’Hérault, aussi bien à Montpellier qu’à Pézenas, Béziers ou Agde, et dans les villages les plus éloignés. Voir aussi gED pour mairie dans le Gard, gED pour mairie en Haute-Garonne et gED pour mairie dans les Bouches-du-Rhône. Toutes nos solutions pour ce département sont réunies sur la page sécurité des bâtiments communaux dans l’Hérault. Pour les entreprises, voyez notre offre de location de photocopieur à Montpellier.
Questions fréquentes
Peut-on limiter l’accès à certains dossiers ?
Oui. Les droits se définissent par service ou par agent, par exemple pour les dossiers du personnel.
Comment la mairie peut-elle financer la GED ?
Par achat sur devis, payé par mandat administratif, ou en location avec le copieur.
Intervenez-vous dans toutes les communes de l’Hérault ?
Oui. Nous intervenons dans les grandes villes comme Montpellier ou Béziers comme dans les plus petites communes de l’Hérault, avec un devis gratuit et une visite sur place si nécessaire.
La GED remplace-t-elle l’archivage papier ?
Pas pour tous les documents : certains actes doivent être conservés sur papier selon les règles des archives. La GED sert à retrouver et partager rapidement leur version numérique.
Parlons de votre projet
Un élu ou un agent peut nous joindre directement : nous étudions le projet, proposons une visite sur place et remettons un devis détaillé, utilisable pour une demande de subvention.
0890 990 150 · contact@connexx-groupe.com