Gestion électronique des documents pour les mairies de Haute-Garonne
Les secrétaires de mairie de Haute-Garonne passent trop de temps à chercher un acte ou un permis dans des armoires. Avec la GED, chaque document numérisé sur le copieur est classé automatiquement et retrouvé par une simple recherche.
Pour le détail de la solution, consultez notre offre consacrée à la GED des mairies.
Location du copieur et de la GED
La mairie peut acheter l’ensemble sur devis, payé par mandat administratif, ou le louer avec un loyer qui comprend le copieur, la maintenance, les toners et la GED. Nous formons les agents et restons leur interlocuteur pendant toute la durée du contrat.
Le territoire de Haute-Garonne
La Haute-Garonne s’étire de l’agglomération toulousaine jusqu’aux Pyrénées : au sud, le Comminges et le Luchonnais comptent des communes de montagne, tandis que le Lauragais et le nord toulousain alternent bourgs agricoles et villes en forte croissance. En Haute-Garonne, la plupart des communes ont un secrétariat de mairie réduit, parfois une seule personne dans les villages, quand les villes comme Muret ou Saint-Gaudens disposent de services entiers : La GED s’adapte aux deux, avec un paramétrage plus ou moins poussé.
Ce que la GED change au secrétariat de mairie
Le document est numérisé sur le multifonction, reconnu et rangé dans le bon dossier : état civil, urbanisme, ressources humaines, conseil municipal. La recherche se fait par nom, date ou mot-clé, et chaque agent n’accède qu’aux dossiers qui le concernent. Le papier reste archivé selon les règles, mais on ne le sort plus pour répondre à une demande. Sur le même principe, nous traitons fin du cuivre dans les bâtiments communaux en Haute-Garonne ainsi que sécurité de la mairie annexe en Haute-Garonne.
Comment financer le projet en Haute-Garonne
La commune peut acheter sur devis, avec un paiement par mandat administratif, ou louer les équipements avec un loyer qui comprend la maintenance. Les projets de modernisation peuvent aussi entrer dans un dossier de DSIL ou de DETR, instruit par les services de la préfecture de Haute-Garonne à Toulouse et des sous-préfectures de Muret et Saint-Gaudens.
Nos interventions en Haute-Garonne et dans les départements voisins
Notre équipe se déplace partout en Haute-Garonne, aussi bien à Toulouse qu’à Muret, Villefranche-de-Lauragais ou Revel, et dans les villages les plus éloignés. La même offre existe ailleurs : gED pour mairie dans l’Hérault, gED pour mairie en Gironde et gED pour mairie dans le Gard. Toutes nos solutions pour ce département sont réunies sur la page sécurité des bâtiments communaux en Haute-Garonne. Vous dirigez une entreprise ? Consultez notre page location de photocopieur à Toulouse.
Questions fréquentes
La GED fonctionne-t-elle avec notre copieur actuel ?
Avec un copieur Canon ou Ricoh récent, souvent oui. Sinon, nous proposons un remplacement en location.
Formez-vous les secrétaires de mairie ?
Oui, une formation est prévue à l’installation, puis nous restons disponibles pour les questions.
Intervenez-vous dans toutes les communes de Haute-Garonne ?
Oui. Nous intervenons dans les grandes villes comme Toulouse ou Muret comme dans les plus petites communes de Haute-Garonne, avec un devis gratuit et une visite sur place si nécessaire.
Les agents doivent-ils changer leurs habitudes ?
Très peu. Ils numérisent sur le copieur comme avant, avec un bouton par type de document, et le classement se fait seul.
Un projet pour votre commune ?
Envoyez-nous quelques mots sur votre projet ; nous revenons vers vous avec une proposition et, si besoin, les pièces techniques de votre dossier de financement.
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