La fiche de paie du voisin oubliée dans le bac du copieur. Avec un badge, ça n’arrive plus.
Dans un bureau partagé, chaque impression oubliée dans le bac peut exposer un document confidentiel : bulletin de salaire, dossier client, offre commerciale. L’impression libérée par badge retient le document jusqu’à ce que son auteur s’identifie sur le copieur. Connexx Groupe installe cette fonction sur vos multifonctions Canon et Ricoh, avec le suivi des volumes par service.
Comment ça fonctionne
On imprime
Le document part dans une file d’attente commune au lieu de sortir immédiatement sur une machine précise.
On badge
Devant n’importe quel copieur de l’entreprise, l’utilisateur présente son badge ou tape un code, et choisit ses documents.
On suit
Chaque page est rattachée à un utilisateur et à un service : les coûts se répartissent et les abus se voient.
Ce que l’entreprise y gagne
La confidentialité d’abord, exigée par le RGPD pour les données personnelles et par le secret professionnel dans les cabinets d’avocats, d’expertise comptable ou les cabinets médicaux. Les économies ensuite : les documents lancés puis jamais récupérés ne s’impriment plus, et les règles d’impression par défaut en noir et blanc et en recto verso réduisent la consommation. La souplesse enfin : un collaborateur récupère ses impressions sur le copieur le plus proche, à un autre étage ou sur un autre site.
Les solutions que nous installons
Sur les multifonctions Canon, nous installons uniFLOW, la solution de gestion des impressions développée par le groupe Canon. Sur les Ricoh, nous mettons en place l’équivalent proposé par le constructeur. Le même badge peut ouvrir les portes si vous avez un contrôle d’accès compatible, et lancer la numérisation directement dans la GED du collaborateur.
Dans le contrat du copieur
Le logiciel, les lecteurs de badges et leur paramétrage s’intègrent au contrat de leasing de photocopieur ou au loyer unique de vos équipements. Les rapports d’usage alimentent aussi l’audit de votre contrat : on dimensionne mieux un copieur quand on sait qui imprime quoi.
Mettre en place l’impression par badge
Le projet commence par un relevé : nombre de copieurs, modèles, nombre d’utilisateurs et type de badges déjà utilisés dans l’entreprise. Nous testons la compatibilité d’un badge existant avec le lecteur du copieur, puis nous installons le logiciel de gestion des impressions sur un serveur ou dans sa version hébergée.
Les utilisateurs associent leur badge à leur compte lors de la première utilisation, en tapant leur identifiant une seule fois. Les règles d’impression sont fixées avec la direction : noir et blanc par défaut, recto verso, quotas éventuels par service. Le premier mois, nous suivons les rapports avec vous pour ajuster les règles qui gênent le travail.
Les entreprises qui n’ont pas de badges peuvent commencer avec un code personnel saisi sur l’écran du copieur.
Dans les cabinets d’avocats, d’expertise comptable ou les services des ressources humaines, l’impression par badge règle aussi une question de responsabilité : chaque document imprimé est rattaché à son auteur, ce qui permet de savoir qui a imprimé quoi en cas de fuite. Le même rapport sert à repérer les postes qui impriment beaucoup et à placer les copieurs au bon endroit dans les locaux.
Questions fréquentes
Faut-il changer de copieur pour avoir l’impression par badge ?
Pas forcément. La plupart des multifonctions Canon et Ricoh récents l’acceptent avec un lecteur de badge et le logiciel adapté. Nous vérifions votre modèle.
Peut-on utiliser les badges d’accès existants ?
Souvent oui, si la technologie des badges est compatible avec les lecteurs. Nous testons un badge avant de commander.
Les impressions non récupérées sont-elles supprimées ?
Oui, après un délai que vous fixez. Elles ne sont jamais imprimées.
Peut-on imprimer depuis un téléphone ?
Oui, par une application ou une adresse mail d’impression ; le document attend ensuite le badge de son auteur.
Pour aller plus loin
Voyez aussi imprimantes et scanners et GED et photocopieur.
Sécurisez vos impressions
Indiquez le nombre de copieurs et d’utilisateurs : nous vous proposons la solution et son coût mensuel.
Ou appelez le 0890 990 150