Quels contrats se renouvellent seuls le mois prochain ? La réponse tient en une liste.
Dans beaucoup d’entreprises, les contrats signés dorment dans des boîtes mail, des dossiers partagés et des classeurs, et la direction juridique apprend le renouvellement tacite d’un contrat de maintenance quand il est trop tard pour le dénoncer. Connexx Groupe installe la GED qui centralise les contrats, lit leurs dates et alerte avant chaque échéance de préavis.
Le contrat signé doit vivre ailleurs que dans une boîte mail
Un contrat commercial passe par plusieurs versions, une signature électronique ou manuscrite, puis des avenants. Les opérationnels en gardent une copie, les achats une autre, et personne ne sait laquelle fait foi. La GED garde une seule version signée par contrat, rattache les avenants dans l’ordre, et lit dans le texte les dates qui comptent : entrée en vigueur, durée, préavis de résiliation, indexation.
Échéances
La date limite pour dénoncer un contrat déclenche une alerte au juriste et au responsable opérationnel, quelques semaines avant le préavis.
Avenants
Chaque avenant se rattache au contrat d’origine ; l’historique complet s’affiche sur une seule fiche.
Clauses retrouvées
« Quels contrats fournisseurs prévoient une limitation de responsabilité inférieure à un an de chiffre d’affaires ? » : l’assistant IA répond en citant les documents.
Accès réglés
Les contrats sensibles, pactes d’actionnaires ou accords de confidentialité, restent visibles par la seule direction juridique.
Des contrats qui coûtent cher quand on les oublie
Les contrats de location de matériel, de maintenance et de télécoms comptent parmi ceux qui se reconduisent le plus souvent sans que personne ne l’ait décidé. Nous le voyons chaque semaine dans les dossiers de fin de contrat de leasing que nous traitons. Un tableau d’échéances alimenté par la GED évite ces reconductions subies et donne au juriste le temps de renégocier.
L’intelligence artificielle au service de la revue de contrats
Avec la version hébergée de DocuWare, l’assistant Aura résume un contrat, compare deux versions et répond aux questions en indiquant le passage d’origine. Therefore, la GED de Canon, offre des fonctions proches par un connecteur Microsoft Copilot. Le juriste garde la décision ; l’outil lui épargne la relecture intégrale de cinquante contrats pour en trouver trois. Les contrats papier encore signés à la main passent par le copieur de l’entreprise, que nous pouvons fournir en leasing.
Mettre en place la GED contrats en trois mois
Le premier mois sert à rassembler les contrats en vigueur : ceux de la direction juridique, mais aussi ceux que les achats, les ressources humaines et les opérationnels ont signés de leur côté. Chaque contrat est numérisé si besoin, rattaché à son cocontractant et complété de ses dates clés. La lecture automatique propose les dates, le juriste les valide.
Le deuxième mois met en place les alertes et les droits d’accès : qui reçoit l’alerte de préavis, qui peut consulter les contrats de travail ou les pactes d’actionnaires. Le troisième mois fixe le circuit pour les nouveaux contrats, de la signature à l’archivage. Au bout de ce délai, le tableau des échéances de l’année tient sur un écran, et l’entreprise sait enfin combien de contrats la lient et jusqu’à quand.
Questions fréquentes
La GED remplace-t-elle un logiciel de gestion des contrats ?
Pour beaucoup de PME et d’ETI, elle suffit : stockage, avenants, échéances et alertes. Les directions juridiques de grands groupes la relient souvent à un outil spécialisé.
Les dates d’échéance sont-elles saisies à la main ?
La lecture automatique propose les dates trouvées dans le texte ; le juriste les valide une fois, puis les alertes partent seules.
Peut-on retrouver tous les contrats contenant une clause donnée ?
Oui, par la recherche dans le texte, ou par une question en français avec l’assistant IA de la version hébergée de DocuWare.
Combien coûte une GED pour une direction juridique ?
À partir de 29 € HT par utilisateur et par mois, selon l’éditeur et les modules.
Pour aller plus loin
Voyez toutes les professions sur GED pour les professions juridiques et le détail des fonctions sur GED et intelligence artificielle.
Vos contrats, avec leurs échéances
Envoyez-nous trois contrats anonymisés : nous montrons la lecture des dates, les alertes de préavis et la recherche par clause.
Ou appelez le 0890 990 150