Le contrôle qualité demande la pièce de l’exercice 2022. Elle est dans le dossier du mandat, à sa place.
Un commissaire aux comptes certifie à partir de preuves : confirmations de soldes, contrats, procès-verbaux, inventaires, échanges avec la direction. Ces éléments arrivent du client sous toutes les formes et doivent rester attachés au mandat et à l’exercice qu’ils justifient. Connexx Groupe installe la GED qui range ces pièces, les relie aux travaux et les retrouve le jour d’un contrôle ou d’une question du comité d’audit.
Les pièces d’audit circulent mal entre le client et le cabinet
Pendant une mission, l’équipe demande des dizaines de documents au service comptable du client : grands livres, contrats significatifs, rapprochements bancaires, procès-verbaux de conseil. Ils arrivent par mail, par clé USB, sur papier remis en réunion. Après la mission, il faut pouvoir montrer précisément quelle pièce a fondé quelle conclusion. La GED reçoit ces documents sur un espace de dépôt par mandat, les classe par exercice et par cycle d’audit, et garde la date de réception.
Par mandat et par exercice
Chaque entité contrôlée a son dossier, découpé par exercice et par cycle : ventes, achats, trésorerie, immobilisations, capitaux propres.
Confirmations externes
Les réponses des banques, clients et fournisseurs sont rattachées à la demande qui les a déclenchées, avec relance des réponses manquantes.
Lecture des contrats
L’assistant IA résume un contrat de financement et retrouve ses clauses de covenants, en citant la page.
Accès tracés
Les droits se règlent par associé signataire et par équipe de mission ; chaque consultation est enregistrée.
Gagner du temps sur les mandats récurrents
Un mandat dure six exercices, et l’équipe repart chaque année des pièces de l’année précédente. Dans la GED, le dossier permanent reste en place : statuts, organigramme, contrats structurants, lettres d’affirmation des exercices passés. Le nouvel auditeur arrivé en cours de mandat y trouve l’historique sans dépendre de la mémoire de ses collègues. Avec la version hébergée de DocuWare, l’assistant Aura répond à une question sur ce dossier en indiquant le document source ; Therefore offre des fonctions proches par un connecteur Microsoft Copilot.
Numériser les pièces remises sur papier
Les documents remis en réunion passent par le multifonction du cabinet, un Canon ou un Ricoh que nous fournissons en leasing avec la maintenance, réglé pour envoyer le scan dans le dossier du mandat choisi à l’écran. Voyez la page GED et photocopieur.
Travailler chez le client sans emporter le cabinet
Une grande partie d’une mission d’audit se passe dans les locaux de l’entité contrôlée. L’équipe a besoin du dossier permanent, des travaux de l’exercice précédent et des pièces déjà reçues, sans transporter de classeurs ni copier de fichiers sur des clés USB. La GED se consulte à distance par un accès sécurisé, avec les mêmes droits qu’au cabinet.
Les pièces remises sur place, sur papier, se numérisent avec un téléphone ou un scanner portable et rejoignent directement le dossier du mandat. De retour au cabinet, l’associé signataire retrouve tout à jour pour la revue. La traçabilité des consultations répond aussi aux questions du contrôle qualité sur qui a eu accès à quel dossier.
Questions fréquentes
La GED remplace-t-elle mon logiciel d’audit ?
Non. Le logiciel d’audit documente les travaux et les conclusions ; la GED conserve les pièces probantes et les rend faciles à retrouver.
Le client peut-il déposer ses documents lui-même ?
Oui, sur un espace de dépôt dédié au mandat. Les pièces arrivent directement dans le bon exercice.
Peut-on limiter l’accès d’un dossier à l’équipe de mission ?
Oui. Les droits se règlent par mandat, et chaque consultation est tracée.
Combien coûte une GED pour un cabinet de commissariat aux comptes ?
À partir de 29 € HT par utilisateur et par mois, selon l’éditeur et les modules.
Pour aller plus loin
Les cabinets qui tiennent aussi des missions d’expertise trouveront la page GED pour expert-comptable ; tous les métiers sont réunis sur GED pour les professions juridiques.
Un mandat type, classé devant vous
Nous montrons en visioconférence l’espace de dépôt client, le classement par cycle et les questions à l’assistant IA.
Ou appelez le 0890 990 150