L’acte est électronique depuis longtemps. Les pièces qui l’entourent arrivent encore sur papier.
Les notaires signent des actes authentiques électroniques et conservent leurs minutes dématérialisées dans le Minutier central électronique, qui en garde plus de 750 000 selon la Chambre des notaires de Paris. Autour de chaque acte circule pourtant une masse de pièces que le client apporte ou que l’étude reçoit : livret de famille, diagnostics, titre de propriété, offre de prêt, courriers du syndic. Connexx Groupe installe la GED qui range ces pièces par dossier, les lit et les retrouve.
Le dossier de vente, pièce par pièce
Une vente immobilière réunit facilement une cinquantaine de documents venus de six interlocuteurs : vendeurs, acquéreurs, agence, banque, syndic, diagnostiqueur. Ils arrivent par courrier, par mail, déposés à l’accueil ou transmis en pièce jointe d’un message pressé. Le clerc les vérifie, réclame ceux qui manquent et prépare l’avant-contrat. Une GED bien réglée crée le dossier dès l’ouverture, y classe chaque pièce au moment où elle arrive et affiche la liste de ce qui manque encore.
Réception
Les pièces scannées à l’accueil ou reçues par mail rejoignent le dossier de l’acte, classées par type : état civil, diagnostics, financement, copropriété.
Complétude
La liste des pièces attendues pour une vente, une donation ou une succession s’affiche avec ce qui manque, pour relancer le bon interlocuteur.
Lecture assistée
L’assistant IA résume un règlement de copropriété de quatre-vingts pages ou répond à « le lot 14 comprend-il une cave ? » en citant le passage.
Successions longues
Une succession ouverte depuis deux ans garde tout son historique de courriers, relevés et attestations, consultable par n’importe quel collaborateur de l’étude.
Une conservation pensée sur la durée
La Chambre des notaires de Paris rappelle que l’étude conserve l’acte authentique pendant 75 ans, 100 ans s’il concerne un mineur, avant de le verser aux archives départementales. Les actes eux-mêmes relèvent des outils de la profession. La GED prend en charge tout le reste : pièces annexes, correspondances et documents de travail, avec des droits d’accès par notaire, clerc et formaliste, et la trace de chaque consultation.
Numériser l’existant sans bloquer l’étude
Beaucoup d’offices gardent des années de dossiers papier. Nous organisons leur numérisation par lots depuis un multifonction Canon ou Ricoh à grande vitesse, fourni en leasing avec la maintenance, ou avec un scanner de production pour les gros volumes. Chaque dossier repris devient interrogeable par son contenu. La page GED et photocopieur explique le réglage du copieur.
Le jour de la signature, et les mois qui suivent
La signature réunit les parties autour d’un dossier qui doit être complet : la dernière pièce manquante arrive souvent la veille, par mail, du syndic ou de la banque. Une GED qui reçoit ces envois et les range automatiquement dans le dossier de l’acte évite au clerc de les chercher dans sa messagerie le matin du rendez-vous.
Après la signature commencent les formalités et le suivi : publication, quittances, courriers aux parties, réponses aux questions des clients des années plus tard. Le dossier reste vivant longtemps après l’acte. Dans la GED, chaque collaborateur de l’étude peut répondre à un ancien client qui demande une copie de son diagnostic ou de son offre de prêt, sans dépendre du clerc qui avait suivi la vente et qui a peut-être quitté l’office.
Questions fréquentes
La GED remplace-t-elle le logiciel de rédaction d’actes ?
Non. Le logiciel de rédaction et les outils de la profession gèrent les actes ; la GED conserve et retrouve les pièces et correspondances qui les accompagnent.
Peut-on interroger un règlement de copropriété scanné ?
Oui, après reconnaissance du texte. L’assistant IA de DocuWare, disponible dans la version hébergée, répond à une question en citant le passage concerné.
Les collaborateurs voient-ils tous les dossiers ?
Vous réglez les droits par personne ou par service. Un dossier sensible peut être limité au notaire et à son clerc.
Combien coûte une GED pour une étude ?
À partir de 29 € HT par utilisateur et par mois, selon l’éditeur et les modules choisis.
Pour aller plus loin
Retrouvez les autres professions sur la page GED pour les professions juridiques et le détail des fonctions sur GED et intelligence artificielle.
Un dossier de vente, classé devant vous
Envoyez-nous un dossier anonymisé : nous montrons en visioconférence le classement automatique, la liste des pièces manquantes et la recherche par question.
Ou appelez le 0890 990 150