Un portefeuille de marques dans quarante pays. Chaque certificat retrouvé par son numéro ou par son client.
Un cabinet de conseil en propriété industrielle gère pour ses clients des titres qui vivent des décennies : dépôts de marques, demandes de brevet, certificats d’enregistrement, oppositions, correspondances avec les offices et les correspondants étrangers. Connexx Groupe installe la GED qui range ces documents par titre, par pays et par client, et les retrouve au moment du renouvellement ou d’un litige.
Des documents qui doivent rester accessibles pendant des décennies
Une marque se renouvelle tous les dix ans, aussi longtemps que son titulaire le souhaite, et un brevet européen se défend parfois quinze ans après son dépôt. Entre-temps, les collaborateurs changent, les clients fusionnent et les offices modifient leurs formats. Le cabinet doit pourtant produire en quelques minutes le certificat d’origine, la preuve d’usage ou le courrier d’opposition de 2014. La GED garde ces documents rattachés au titre qu’ils concernent, quelle que soit leur date.
Par titre
Chaque marque ou brevet a sa fiche : dépôt, publication, enregistrement, renouvellements, cessions et licences inscrites.
Par pays
Les extensions internationales et les échanges avec les correspondants étrangers restent liés au titre d’origine.
Preuves d’usage
Catalogues, factures et captures d’écran fournies par le client sont classées par marque et par année, prêtes pour une action en déchéance.
Recherche par question
L’assistant IA répond à « quelles oppositions avons-nous formées contre des marques contenant le mot NOVA ? » en citant les dossiers.
Les échéances, tenues par le logiciel de portefeuille et documentées par la GED
Le logiciel de gestion de portefeuille calcule les échéances. La GED apporte la pièce qui va avec : le certificat à joindre, le pouvoir signé, la dernière preuve d’usage. Les deux se complètent, et le collaborateur qui prépare un renouvellement trouve tout au même endroit. Avec la version hébergée de DocuWare, l’assistant Aura résume un mémoire d’opposition ou compare deux libellés de produits et services ; Therefore offre des fonctions proches via Microsoft Copilot.
Numériser les archives papier du cabinet
Beaucoup de cabinets conservent des certificats et dossiers anciens sur papier. Nous organisons leur reprise depuis un multifonction Canon ou Ricoh fourni en leasing, ou par un scanner de production pour les gros volumes, avec reconnaissance de texte pour que chaque pièce devienne cherchable.
Les échanges avec les offices et les correspondants étrangers
Un cabinet reçoit chaque jour des notifications d’offices, des rapports de recherche, des courriers de correspondants étrangers en plusieurs langues. Ces documents arrivent par mail, par portail en ligne ou par courrier, et doivent rejoindre le bon titre sans délai, car certains font courir un délai de réponse. La GED reconnaît les numéros de dépôt et de publication et range le document sous le titre concerné.
Pour les correspondances en langue étrangère, l’assistant IA de la version hébergée de DocuWare résume le document et en extrait l’information utile : nature de l’acte, délai mentionné, référence de l’office. Le conseil vérifie ensuite sur le document d’origine. Le temps gagné sur le tri se reporte sur le travail d’analyse que les clients paient.
Questions fréquentes
La GED remplace-t-elle mon logiciel de portefeuille de titres ?
Elle le complète : le logiciel gère les échéances et les annuités, la GED conserve les documents et les retrouve par leur contenu.
Peut-on classer les documents reçus des offices automatiquement ?
Oui, quand ils portent un numéro de dépôt ou d’enregistrement lisible : la GED le reconnaît et range le document sous le bon titre.
Les clients peuvent-ils consulter leurs certificats ?
Un espace de consultation limité à leurs propres titres peut leur être ouvert, selon l’éditeur choisi.
Combien coûte une GED pour un cabinet de propriété industrielle ?
À partir de 29 € HT par utilisateur et par mois, selon l’éditeur et les modules.
Pour aller plus loin
Voyez toutes les professions sur GED pour les professions juridiques et les directions juridiques d’entreprise sur GED pour direction juridique.
Un portefeuille type, classé devant vous
Nous montrons en visioconférence le classement par titre et par pays, et la recherche par question dans les dossiers d’opposition.
Ou appelez le 0890 990 150